Zamówienia o wartości poniżej progu 170 000 zł netto nie zwalniają z obowiązku racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi. Największym ryzykiem prawnym w 2026 roku pozostaje błędne szacowanie wartości zamówienia i zarzut celowego dzielenia przedmiotu umowy, co może skutkować naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

Jeśli planujesz zakupy w swojej jednostce lub startujesz w takich postępowaniach jako wykonawca, musisz wiedzieć, jak poruszać się w tzw. strefie podprogowej, by uniknąć wielomiesięcznych kontroli.

Zamówienia podprogowe a rygor ustawy PZP

Zgodnie z przepisami Prawa Zamówień Publicznych (PZP), do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza kwoty progowej (obecnie 170 000 zł netto), co do zasady nie stosuje się rygorystycznych procedur ustawowych.

Oznacza to większą elastyczność. Zamawiający nie muszą publikować ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych, powoływać komisji przetargowej czy stosować ustawowych przesłanek wykluczenia wykonawców w sposób sformalizowany. Zamiast tego, proces udzielania zamówienia opiera się na wewnętrznym regulaminie jednostki.

Ta swoboda jest jednak pozorna. Brak rygoru PZP nie wyłącza stosowania przepisów ustawy o finansach publicznych, a w szczególności zasady celowego, oszczędnego i jawnego wydatkowania środków.

Zakaz dzielenia zamówienia – pułapka na zamawiających

Fundamentalnym etapem każdego zakupu publicznego jest właściwe oszacowanie jego wartości. To od niego zależy, czy wpadniesz w reżim ustawy, czy pozostaniesz w trybie regulaminowym.

Art. 29 ust. 2 PZP wprost zakazuje dzielenia zamówienia na odrębne części, jeśli celem takiego działania jest uniknięcie stosowania przepisów ustawy. Jak w praktyce ocenić, czy mamy do czynienia z jednym, czy z wieloma zamówieniami? Należy zastosować test trzech tożsamości:

1. Tożsamość przedmiotowa: Czy nabywane dostawy, usługi lub roboty budowlane mają podobne przeznaczenie lub funkcję?
2. Tożsamość czasowa: Czy zamówienia są planowane i udzielane w podobnym czasie (zazwyczaj w ramach jednego roku budżetowego)?
3. Tożsamość podmiotowa: Czy zamówienie może zrealizować ten sam krąg wykonawców funkcjonujących na rynku?

Jeśli odpowiedź na te pytania brzmi „tak”, wartości tych zakupów należy zsumować. Jeśli zsumowana kwota przekroczy 170 000 zł netto, należy zastosować pełne procedury PZP dla wszystkich części – nawet jeśli pojedyncza faktura opiewa na kilkanaście tysięcy złotych.

Wsparcie strategiczne dla Twojej jednostki

Kontrola wykazała nieprawidłowości w szacowaniu wartości zamówień? A może chcesz zaktualizować regulamin wewnętrzny, aby zabezpieczyć ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych? Kancelaria Radcy Prawnego Miron Tadych wspiera zamawiających w tworzeniu bezpiecznych i elastycznych procedur zakupowych. Skontaktuj się z nami!

Regulamin udzielania zamówień podprogowych w 2026 roku

Skoro ustawa PZP nie narzuca sztywnych reguł poniżej progu 170 000 zł, to regulamin wewnętrzny staje się najważniejszym prawem miejscowym w Twojej instytucji. Co powinien zawierać dobrze napisany dokument?

• Przejrzyste zasady rozeznania rynku: Wskazanie, od jakiej kwoty wystarczy notatka służbowa, a kiedy należy wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej 3 wykonawców.
• Zasady dokumentowania postępowań: Szablony protokołów z wyboru oferty, które jednoznacznie uargumentują decyzję urzędnika w razie kontroli NIK czy RIO.
• Zarządzanie konfliktem interesów: Jasne wytyczne dotyczące bezstronności osób przygotowujących i przeprowadzających zakupy.

Dobrze skonstruowany regulamin to tarcza ochronna dla urzędników. Zbyt rygorystyczny – sparaliżuje bieżące funkcjonowanie jednostki i wydłuży zakupy materiałów biurowych do kilku tygodni. Zbyt ogólny – narazi kierownika na odpowiedzialność.

Podsumowanie: Elastyczność, która wymaga ostrożności

Ominięcie pełnego reżimu PZP to wygoda, ale i ogromna odpowiedzialność. Rok 2026 przynosi nowe wyzwania budżetowe, a kontrole stają się coraz bardziej drobiazgowe, szczególnie w obszarze powiązań kapitałowych i sztucznego dzielenia zamówień na roboty budowlane czy zakupy IT.

Zarządzasz procesem inwestycyjnym lub działem zamówień? A może jako przedsiębiorca chcesz wiedzieć, jak skutecznie ofertować w zapytaniach poniżej progu 170 000 zł? Nie zostawiaj procedur przypadkowi. Skontaktuj się z kancelarią – przeprowadzimy audyt Twoich regulaminów i zabezpieczymy Twój proces inwestycyjny przed niepotrzebnym ryzykiem prawnym.

O autorze: Nazywam się Miron Tadych. Jestem radcą prawnym specjalizującym się w inwestycjach publicznych i prywatnych. Zajmuję się m.in. prawem administracyjnym, nieruchomości, zamówień publicznych i energetycznym. W ramach marki Prawo z energią pomagam inwestorom i firmom bezpiecznie przejść przez transformację energetyczną i zaplanować inwestycje.